Audyt dostarczalności e-mail
Audyt e-maili: diagnoza i plan poprawy.
Przeanalizuję Twoją wysyłkę i pokażę, co poprawić. Otrzymasz raport i plan działań dla zespołu.
Wolisz napisać? wojtek@blazalek.com
Wojtek BlazalekOsobiście prowadzę Twój audytWniosek
Dowody
Plan działań
Gdy raporty nie wyjaśniają problemu
Pomagam osobom odpowiedzialnym za marketing, CRM i produkt ustalić, co dzieje się z wysyłką i czym zespół powinien zająć się najpierw. Audyt może pomóc, gdy:
Maile trafiają do spamu, a odbiorcy zgłaszają brak ważnych wiadomości.
Otwarcia spadają u jednego dostawcy skrzynek, choć u pozostałych pozostają podobne.
Platforma pokazuje „dostarczono”, ale odbiorcy nadal zgłaszają brak maili.
Przybywa odrzuconych lub opóźnionych wiadomości albo pojawia się blokada.
Zmieniacie platformę, dodajecie nowy rodzaj wiadomości lub porządkujecie wysyłkę kilku marek.
Dobierzmy pierwszy krok do sytuacji:
- Trwa blokada wymagająca natychmiastowej reakcji? Sprawdź pilną pomoc.
- Brakuje dostępu do danych? Najpierw ustalimy, jak je zebrać.
- Potrzebujecie konsultacji także przy wdrożeniu? Sprawdź 90-Day Care.
Od objawów do planu działań
Audyt to około trzy tygodnie pracy. Na każdym etapie wiesz, co już ustaliłem i czego potrzebuję od zespołu.
Przed startem
Omawiamy problem i podpisujemy NDA. Otrzymasz listę danych potrzebnych do startu.
Tydzień 1: obraz wysyłki
Ustalę, kto wysyła, z jakich narzędzi i domen. Zbiorę raporty, konfigurację i próbki wiadomości.
Tydzień 2: przyczyny
Sprawdzę możliwe przyczyny i oddzielę fakty od hipotez. W połowie audytu przekażę ustalenia.
Tydzień 3: plan działań
Otrzymasz raport i plan działań. Wspólnie ustalimy priorytety i sposób sprawdzenia zmian.
Po audycie: wdrożenie
Twój zespół wdraża plan i sprawdza zmiany. Dalsze konsultacje są opcjonalne.
Co sprawdzę w Twojej wysyłce
Sprawdzę konfigurację, dane i codzienną praktykę wysyłki. Zestawienie tych informacji pomaga wyjaśnić problemy, których nie widać w zbiorczych statystykach.
Domeny i uwierzytelnienie.
Ustalę, jakie platformy, domeny i adresy IP obsługują poszczególne rodzaje wiadomości. Sprawdzę SPF, DKIM, DMARC i zgodność domen (alignment), a także DNS, rDNS, MX oraz obsługę adresów do zgłaszania problemów.
Reputacja i źródła wysyłki.
Przeanalizuję Google Postmaster Tools, raporty zbiorcze DMARC, reputację domen i IP oraz listy blokujące. Sprawdzę, które źródła wysyłki należą do firmy i czy są poprawnie skonfigurowane.
Odbicia, skargi i opóźnienia.
Porównam przyczyny zwrotów i odpowiedzi dostawców skrzynek dla poszczególnych rodzajów wiadomości. Sprawdzę ponowne próby wysyłki oraz sygnały, które giną w zbiorczych raportach.
Odbiorcy, zapis i wypis.
Sprawdzę potwierdzenie zapisu, obsługę skarg, listę adresów wyłączonych z wysyłki (suppression) i zasady dla nieaktywnych odbiorców. Przyjrzę się ochronie formularzy i rezygnacji z wiadomości, także jednym kliknięciem, bez logowania.
Wiadomości i linki.
Sprawdzę tożsamość nadawcy, adresy odpowiedzi, domeny śledzące, przekierowania i bezpieczeństwo zasobów pod linkami. Ocenię rozdzielenie wiadomości marketingowych i transakcyjnych oraz zmiany tempa wysyłki.
Raport, który pomaga podjąć decyzję
Raport otwiera jednostronicowe podsumowanie dla osoby podejmującej decyzję. Zespół techniczny otrzymuje osobny aneks ze szczegółami potrzebnymi do wdrożenia.
Poniżej pokazuję przykład raportu na danych ilustracyjnych. Łączy sygnały Gmaila, mapę źródeł wysyłki i hipotetyczne porównanie DMARC po poprawie uwierzytelnienia CRM przez zespół klienta. Polityka p=none pozostaje bez zmian, a nieznane źródło nadal nie przechodzi DMARC. Wynik DMARC nie mierzy dostarczenia ani trafiania do skrzynki odbiorczej.
Audyt dostarczalności: raport
twoja-domena.pl
Stan danych: scenariusz ilustracyjny
Przykład raportu na danych ilustracyjnych: CRM ma niepoprawne uwierzytelnienie, a sygnały Gmaila pogarszają się przed zmianą. Raporty DMARC pokazują źródła wysyłki. Hipotetyczne porównanie równych okresów przedstawia poprawę uwierzytelnienia CRM po zmianie wdrożonej przez zespół klienta. Polityka p=none pozostaje bez zmian, a nieznane źródło nadal nie przechodzi DMARC. Wynik DMARC nie mierzy dostarczenia ani trafiania do skrzynki odbiorczej. Plan wskazuje zadania, osoby odpowiedzialne i sposób sprawdzenia zmian.
Google Postmaster Tools
Perspektywa Gmaila, tygodnie 1–10
| tydzień | Wskaźnik skarg (spam rate), % | Reputacja domeny | DKIM % |
|---|---|---|---|
| 1 | 0,05 | Wysoka | 99 |
| 2 | 0,06 | Wysoka | 99 |
| 3 | 0,04 | Wysoka | 99 |
| 4 | 0,07 | Wysoka | 99 |
| 5 | 0,28 | Średnia | 74 |
| 6 | 0,41 | Niska | 71 |
| 7 | 0,45 | Niska | 70 |
| 8 | 0,39 | Niska | 72 |
| 9 | 0,36 | Niska | 73 |
| 10 | 0,33 | Niska | 72 |
Reputacja domeny
Nowe źródło w tygodniu 5. Granica 0,3% przekroczona od tygodnia 6.
Tygodnie są agregacją na potrzeby przykładu. Postmaster pokazuje dane Gmaila, gdy spełnione są progi prywatności. Brak danych nie oznacza braku wysyłki.
Raporty zbiorcze DMARC
Przed zmianą: źródła wysyłki i udział wolumenu
- Platforma newslettera62%
- SPF
- zgodny
- DKIM
- zgodny
- DMARC
- przechodzi
- System transakcyjny24%
- SPF
- zgodny
- DKIM
- zgodny
- DMARC
- przechodzi
- CRM sprzedaży13%
- SPF
- brak
- DKIM
- brak
- DMARC
- nie przechodzi
- Nieznane źródło1%
- SPF
- brak
- DKIM
- brak
- DMARC
- nie przechodzi
Zgodny: poprawne uwierzytelnienie i zgodność domeny (alignment) z widocznym From.
p=noneMonitorowanie, bez egzekwowania polityki
Raporty ujawniają także źródła, o których zespół nie pamięta. Zakres zależy od otrzymanych raportów.
DMARC: przed i po zmianie
Scenariusz ilustracyjny po zmianach zespołu klienta.
Przed zmianą
86%
DMARC przechodzi
p=none
Po poprawie CRM
99%
DMARC przechodzi
p=none
| Wynik w raportach | Przed zmianą | Po poprawie CRM |
|---|---|---|
| DMARC przechodzi | 8 600 (86%) | 9 900 (99%) |
| DMARC nie przechodzi | 1 400 (14%) | 100 (1%) |
| CRM przechodzi DMARC | 0 | 1 300 |
| Nieznane źródło: DMARC nie przechodzi | 100 | 100 |
Równe okresy i ten sam zakres raportowania, po 10 000 wiadomości ujętych w raportach. Zespół poprawił uwierzytelnienie własnego CRM. Polityka p=none bez zmian. Wynik DMARC nie określa dostarczenia ani folderu wiadomości.
DMARC przechodzi, gdy co najmniej jeden mechanizm, SPF albo DKIM, przechodzi sprawdzenie z domeną zgodną z widocznym From.
Plan działań w kolejności
Działanie, właściciel, kryterium weryfikacji
Podpis DKIM i SPF dla CRM
Właściciel: zespół klienta
CRM przechodzi uwierzytelnienie i DMARC z właściwą zgodnością domen.
Rozdzielenie strumieni na subdomeny
Właściciel: zespół klienta
Każdy strumień ma własną subdomenę, nowe przechodzą stopniową rozgrzewkę.
Wyciszenie nieaktywnych, naprawa zapisu
Właściciel: zespół klienta
Skargi pozostają poniżej progu w kolejnych tygodniach, zapisy mają potwierdzoną zgodę.
DMARC: quarantine po stabilizacji
Właściciel: zespół klienta
Wszystkie legalne źródła przechodzą DMARC przed zmianą polityki.
Cotygodniowy monitoring i alerty
Właściciel: zespół klienta
Zespół przegląda dane i reaguje na przekroczenie uzgodnionych progów.
W Audit Only wdrożenie i monitoring prowadzi zespół klienta.
Gmail / PostmasterSygnały widziane przez Gmaila.
DMARCTożsamość domeny i źródła wysyłki przed zmianą.
DMARC po zmianieHipotetyczna weryfikacja poprawki CRM.
Podsumowanie do decyzji. Szczegóły do wdrożenia.
Wniosek.
Co się dzieje, jakie przyczyny wskazują dane i co to oznacza dla wysyłki.
Dowody.
Ustalenia ze wskazaniem źródeł. Fakty są wyraźnie oddzielone od hipotez.
Plan działań.
Co zrobić najpierw, kto odpowiada za każde zadanie i jak sprawdzić zmianę.
Potrzebne decyzje.
Co trzeba uzgodnić, jakie dostępy uzyskać i które informacje uzupełnić.
Aneks techniczny.
Mapa wysyłki, konfiguracja, dane, analiza próbek i szczegółowe zalecenia dla osób wdrażających zmiany.
Zaznaczam, z jakiego okresu pochodzą dane i czego nie udało się potwierdzić. Dzięki temu wiadomo, na czym można oprzeć decyzję, a co wymaga dalszego sprawdzenia.
Omówmy Twoją sytuację
Ten przykład pokazuje sposób pracy. Na rozmowie przyjrzymy się Twojemu problemowi i ocenimy, czy warto zacząć od audytu.
Co przygotować do audytu
Po podpisaniu NDA otrzymasz listę materiałów i instrukcję ich zebrania. Nie musisz wcześniej znać technicznych nazw.
Dostęp do raportów Gmaila i domeny.
Wystarczą uprawnienia do odczytu. Jeśli raportowanie nie działa, wskażę, jak Twój zespół może je uruchomić.
Statystyki z ostatnich 90 dni.
Wysłane i dostarczone wiadomości, odbicia z przyczynami, skargi, otwarcia, kliknięcia i wypisy. Jeśli platforma pozwala, osobno dla rodzajów wiadomości i dostawców skrzynek.
Lista domen i narzędzi.
Uwzględnij też CRM, helpdesk i fakturowanie. Potrzebny będzie dostęp do odczytu konfiguracji domen albo jej eksport.
Próbki wiadomości.
Oryginały z każdego rodzaju wysyłki, pobrane funkcją „pokaż oryginał”. W instrukcji pokażę, gdzie je znaleźć.
Osoby do współpracy.
Osoba, która zna wysyłkę i podejmuje decyzje, oraz ktoś odpowiedzialny za późniejsze wdrożenie techniczne.
Twój audyt prowadzę osobiście
Nazywam się Wojtek Blazalek. Mam ponad 15 lat doświadczenia w B2B SaaS. W latach 2021–2025 byłem Head of Deliverability w GetResponse. Wcześniej pracowałem w Woodpecker i Email Industries.
Uczestniczę w M3AAWG i wystąpiłem na Inbox Expo w 2022 roku. To ja analizuję dane, przygotowuję raport i omawiam wnioski z Twoim zespołem.
Co obejmuje cena audytu
Audit Only: 9 000 PLN netto + VAT, jednorazowo. Cena bazowa obejmuje diagnozę, raport, plan działań i spotkanie omawiające.
Najpierw omówimy Twoją sytuację i ocenimy, czy audyt jest właściwym krokiem.
Warunki współpracy
- Płatność: 50% przy starcie i 50% po spotkaniu podsumowującym.
- Termin płatności: 14 dni. Pracujemy na podstawie zamówienia.
- NDA podpisujemy przed przekazaniem danych.
- W Audit Only Twój zespół wdraża zmiany techniczne, konfigurację domen i monitoring.
- Narzędzia i licencje opłacasz po swojej stronie.
90-Day Care obejmuje audyt jako pierwszy etap, konsultacje przy wdrożeniu, weryfikację zmian na danych i konfigurację monitoringu.
90-Day Partner dodaje cotygodniowe spotkania robocze i wsparcie w eskalacjach do operatorów pocztowych. Oba warianty zakładają współpracę przez minimum trzy miesiące.
Ty wybierasz, co dalej
Masz raport i plan. Wybierasz sposób wdrożenia.
Własny zespół
Po omówieniu raportu możesz zakończyć współpracę i wdrożyć plan własnym zespołem. Otrzymasz kolejność działań i sposób sprawdzenia zmian.
- Porównaj warianty współpracy
Care lub Partner
Jeśli potrzebujesz konsultacji podczas wdrożenia i weryfikacji zmian na danych, możesz wybrać 90-Day Care. 90-Day Partner dodaje cotygodniowe spotkania robocze i wsparcie w eskalacjach do operatorów pocztowych. Oba warianty obejmują minimum trzy miesiące współpracy.
Opcjonalnie, po projekcie
Monitoring po projekcie
Po projekcie dostępny jest monitoring Standard lub Extended. Kontynuacja jest dobrowolna, bez automatycznego odnowienia.
Przed decyzją o audycie
Czy audyt wyjaśni, dlaczego maile trafiają do spamu?
Na podstawie dostępnych danych wskażę możliwe przyczyny i sposób sprawdzenia zmian. Nie wszystkie sygnały są widoczne dla nadawcy, a o folderze decyduje dostawca skrzynki. Status „dostarczono” nie mówi, gdzie znalazła się wiadomość. Same otwarcia też nie wystarczą, bo mogą być zniekształcone przez ochronę prywatności. Dlatego porównuję różne źródła, a brakujące dane zaznaczam w raporcie.
Czy potrzebujesz dostępu do naszej platformy?
Wystarczy dostęp do odczytu albo uzgodniony eksport danych. Nie potrzebuję Twojego hasła. Przed startem otrzymasz listę materiałów i instrukcję bezpiecznego udostępnienia.
Co, jeśli nie zbieramy jeszcze raportów?
Wskażę, jak Twój zespół może uruchomić raportowanie domeny i dostęp do danych Gmaila. Zmiany wykonacie według instrukcji. Najpierw zbieramy dane, bez zaostrzania zasad obsługi wiadomości. Raporty spływają w trakcie pracy. Brak historii lub ograniczony zakres danych może zawęzić diagnozę, co zaznaczę w ustaleniach.
Jakie rodzaje wiadomości obejmuje audyt?
Newslettery i komunikację marketingową opartą na potwierdzonym zapisie oraz oczekiwane wiadomości transakcyjne, takie jak potwierdzenia zamówień czy reset hasła. Sprawdzam cel zapisu, oczekiwania odbiorcy i zasady rezygnacji.
Kto zmienia konfigurację domen i platform?
Twój zespół techniczny. Otrzyma zalecenia, kolejność działań i sposób sprawdzenia zmian. Audit Only obejmuje diagnozę, raport, plan i spotkanie omawiające. Konsultacje podczas wdrożenia oraz późniejsza weryfikacja zmian są dostępne w Care i Partner.
Jak chronione są nasze dane?
NDA podpisujemy przed przekazaniem danych. Poufność obowiązuje także po zakończeniu współpracy, a publiczne referencje wymagają osobnej zgody.
Porozmawiajmy o Twojej wysyłce
Opowiedz, co zauważają odbiorcy i co pokazują raporty. Podczas 30-minutowej rozmowy ocenimy, czy audyt jest właściwym krokiem dla Twojego zespołu i jakie dane będą potrzebne.
Wolisz e-mail? Napisz do mnie.